Как да се подготвим за провеждане на успешен уебинар

22 юни
Как да се подготвим за провеждане на успешен уебинар
Видеоконференциите напълно заместиха офлайн събитията в периода на социална изолация. Технологичните общности, подпомагани от DataArt, и събитията, организирани от компанията, също преминаха към онлайн формат. За по-малко от месец и половина проведохме повече от 50 уебинара, достъпни не само за нашите екипи, но и за външна публика, без да броим локалните инициативи в различните държави.

Повечето наши колеги се справиха безпроблемно с прехода към онлайн формати, но за други това беше истинско предизвикателство. След масовото преминаване към онлайн събития стана ясно, че голяма част от хората не се чувстват комфортно, когато презентират без директен контакт с публиката. Значението на непосредственото взаимодействие с аудиторията се оказа много съществено, особено за лектори, които нямат опит с онлайн събития.

За да се избегне негативният ефект от всичко това, подготовката за провеждането на един уебинар придобива още по-съществено значение, а тя включва редица аспекти, всеки от които изисква нужното внимание. Ето кои са те:

  • Техническото обезпечение
  • Оформление на презентация
  • Жестикулация и дрескод в онлайн формат
  • Преодоляване на тревожността и справяне със стреса
  • Подготовка непосредствено преди уебинара
  • Основни аспекти по време на уебинара

Нека разгледаме накратко всички точки, които можете да персонализирате според нуждите си, ако е необходимо. Разбира се, универсални инструкции не съществуват, точно както няма перфектни курсове за публично говорене.

1. Техническо обезпечение

Техническото обезпечение на събитието е важно, както за онлайн, така и за офлайн формат. Но по време на конференция, на която всички присъстват физически, аудиторията е далеч по-склонна да прояви толерантност в случай на техническа неизправност. При онлайн събитие обаче един малък технически гаф може да се окаже фатален. Ето защо, обърнете внимание на следните неща:

Интернет връзка. Проверете скоростта на връзката си (например ТУК). Всяка скорост над 40 Mb / s (качване и изтегляне) е достатъчна. Подгответе опция за резервно свързване за всеки случай, например - използвайки мобилна точка за достъп от телефон. Връзката с LAN чрез кабел е по-стабилна, отколкото чрез wi-fi, така че – използвайте този вариант, ако е възможно. Ако връзката е била нарушена в резултат на намаляване на скоростта, не се паникьосвайте, а вземете необходимите мерки.

Звук. Най-добре е да използвате слушалки с микрофон или отделен микрофон. Опитът ни показва, че си струва всеки път да се тества коя опция е най-подходяща. Понякога микрофонът на лаптопа се оказва по-добър от този, вграден в слушалките.

Камера и фон. Камерата трябва да е на нивото на очите. Фонът трябва да се подбере внимателно – едноцветната стена обикновено е най-добрият избор. Важно е да осигурите правилното осветление, особено ако уебинарът се провежда във вечерните часове. Когато навън се стъмни, включете допълнителна светлина. И не забравяйте, че прозорецът зад вас е лоша идея.

Важно е да определите правилното разстояние между микрофона и камерата. Лицето ви не бива да е отрязано, нито да е твърде близо или твърде далеч от камерата. Лоша практика е по време на уебинара да нагласяте камерата, да разнасяте лаптопа и т.н. Камерата трябва да е фиксирана на едно място и да дава добър зрителен контакт с публиката.

2. Оформление на презентацията

Хората се уморяват бързо. Те могат да се концентрират средно за не повече от 45 минути плюс време за въпроси и отговори. Без минимално взаимодействие зрителите се разсейват и спират да слушат. Ясно определени тематични блокове в презентацията и интерактивни елементи между тях гарантират по-голям успех. Ако лекторът не успее да привлече вниманието на аудиторията в рамките на първите 5 минути от уебинара, хората просто ще се отегчат.

Винаги спазвайте правилото „един слайд = една мисъл“. Около една четвърт от аудиторията гледа уебинари на мобилни устройства, така че шрифтът трябва да е малко по-голям от обикновено. Нещо повече, текстът трябва да контрастира с фона и да не е прекалено ярък.

3. Жестикулация и дрескод в онлайн формат

Жестикулация. По време на уебинара движенията са ограничени и жестовете трябва да са в рамките на екрана. Ето защо, гласът е основният инструмент на въздействие. Не се разхождайте, опитвайте се да не излизате от кадър и настройте правилно камерата си според препоръките по-горе.

Дрескод. Здравият разум е най-добрият стилист и това важи, както за онлайн, така и за офлайн събития. Със сигурност не е добра идея да провеждате уебинар с домашни дрехи. Важно е облеклото да не е в същия цвят като фона, от който излъчвате, и да има лек контраст. Съобразяването на стила на дрехите със стила и темата на уебинара също е от значение.

4. Преодоляване на тревожността и справяне със стреса

Това е може би най-трудният аспект от провеждането на уебинара, който, за жалост, няма универсално решение. Всеки лектор трябва да се справи със собствения си темперамент и устойчивост на стрес. Обикновено в това отношение помага извършването на някаква физическа активност преди уебинара в комбинация с релаксиращи дейности - мускулно разтягане, леки упражнения, слушане на музика (без значение дали е класическа или нещо по-бързо и енергично), артикулационни упражнения, четене.

Спокойствието и позитивното отношение са ключови, тъй като крайният резултат много зависи от нагласата ви.

5. Подготовка непосредствено преди уебинара

Винаги е по-лесно за лектора, ако си има под ръка списък с най-важните аспекти от презентацията, както и чаша вода. Задължително деактивирайте изскачащи прозорци на месинджър програмите, тъй като няма нищо по-неловко от случайни съобщения, показвани по време на презентацията на широк кръг от публика.

Има хора, които за нищо на света не биха искали да правят технически тест точно преди провеждането на презентацията. Въпреки това, обяснете защо подобно нещо е необходимо и настоявайте за проверка на: скорост на интернет, звук, фон, осветление, слайдове и т.н.

Техническите тестове са изключително важни, защото по време на тях става ясно дали сме готови за гладкото протичане на събитието. Понякога от самото начало всичко се срива: микрофонът издава странни звуци, колоните прекъсват, презентацията изведнъж забива при смяна на слайдове или пък снимките не се показват правилно.

6. По време на уебинара

Презентиращият трябва да има ясна идея какви ще са основните акценти на онлайн събитието, в какъв ред ще протече то и по колко време трябва да се отдели на отделните аспекти. Освен това, трябва да знае как да започне и как да завърши своята презентация. Затова – помислете върху някои характерни изречения, които трябва да кажете в тези два момента. Няма нужда да ги учите наизуст, но бихте могли да изразите идентично послание със собствени думи.

…и още

Разбира се, не всичко се изчерпва със списъка по-горе и той е по-скоро ориентир, който да ви послужи като добра база, особено ако ви предстои да провеждате уебинар за първи път. Не бива да забравяме, че публичното говорене е част от междуличностните отношения и макар и да се провежда на физическа дистанция, то все пак е начин хората да бъдат свързани, да общуват и да обменят опит и идеи. За да стане това по най-добрия начин си заслужава да инвестирате време и усилия, за да сте максимално подготвени. А и като нищо това ще е една дългосрочна инвестиция, имайки предвид, че светът се променя и именно онлайн пространството и технологиите са движещ механизъм на тази промяна.