7 правила в e-mail комуникацията, които ИТ специалистите понякога пренебрегват

7 правила в e-mail комуникацията, които ИТ специалистите понякога пренебрегват

Комуникацията чрез e-mail вече е част от почти всяка сфера на бизнеса, но знаем ли правилата, по които трябва да се осъществява тя? За ИТ специалистите използването на електронна поща е ежедневна практика, но понякога ставаме свидетели как техническите познания са в сблъсък с комуникационните умения, особено в писмен вид. Именно затова решихме да ви представим някои основни принципи и правила при писането на e-mail, които често биват пренебрегвани. Ето кои са те:

1. Придържайте се към ясна структура и не оставяйте най-важното за накрая

Ясната, стегната структура, е изключително важна за бизнес кореспонденцията. Честа грешка е да се изпада в многословие или разказвателен стил в началото на съобщението и да се остави важната информация в края. Така рискувате да не бъде прочетено основното, което искате да кажете чрез имейла си. За да избегнете това, използвайте следния принцип: любезно обръщение в началото, разяснение за мотива на съобщението ви и повода за изпращането му, след което - преминаване по същество. Важно е да завършите с поздрав в съответствие с бизнес стилистиката, както и да посочите, че очаквате обратна връзка, ако това е така.

2. Изберете правилния шрифт

Друг съществен и често подценяван момент в писането на e-mail съобщения е изборът на шрифт. Заложете на обикновен шрифт (например -Arial, Times New Roman, Verdana) със среден размер и бъдете внимателни с типографията. Използвайте удебелен шрифт, курсив и подчертаване само за наистина важните части на текста, без да прекалявате. Избягвайте главните букви за цели думи или изречения, защото в официалната кореспонденция това се счита за повишаване на тон.

Ако трябва да представите данни, използвайте диаграма или графика. Дори и в най-простата си форма, такъв тип визуализации ще изглеждат по-разбираеми, отколкото ако напишете половин страница с най-подробните обяснения.

3. Прегледайте внимателно до кого изпращате съответния e-mail

Едно от най-важните неща при бизнес кореспонденцията чрез e-mail е да съобразите до кого да изпратите съобщението. Ако отговаряте на вече изпратен e-mail до вас, но отговорът ви не касае целия списък в първоначалната кореспонденция или пък съдържа конфиденциалност, бъдете внимателни. Ако пък изпращате съобщение, което трябва да достигне до определен кръг от хора, гледайте да не пропуснете някого. Често подобен тип пропуски се тълкуват като лично отношение, макар и да са направени неволно.

Ако кореспонденцията е до хора от различни националности, съобразете се тя да бъде разбираема, използвайки английски като международен или преводи на съответните езици.

4. Не подценявайте значението на темата (subject)

Практиката показва, че при получаването на e-mail реципиентът първо вижда кой е подателят, след това поглежда какво пише в полето “subject” и на базата на тези два критерия решава дали изобщо да отдели внимание на съобщението. Ако изпратите e-mail без посочване на тема, рискувате да не бъде прочетен. Друг важен фактор е да изберете правилния текст за subject – с необходимата конкретика и без твърде много думи, за да е видим дори при четене през мобилно устройство.

Ако отговаряте на съобщение, изпратено до вас, правилото е да не се променя първоначалния subject и да не се премахва написаното от предишните податели в хронологията на самото съобщение.

5. Използвайте правилото „Колкото по-кратко и ясно, толкова по-добре“

Колкото по-дълъг и обяснителен е текстът, толкова по-често авторите са склонни да злоупотребяват с богато украсените фрази и сложни изречения. Но трябва да знаем, че стойността на бизнес кореспонденцията идва от практическата информация, която съобщението съдържа. Получателят едва ли ще оцени литературното ви вдъхновение, но пък има риск да се изгуби в съдържанието, да не разбере какво точно искате да кажете и да почувства раздразнение. Ето защо, използвайте прости изречения и обърнете внимание на последователното представяне на информацията според нейната важност. Ако без конкретно изречение текстът не губи своя смисъл, не се колебайте да го изтриете.

6. Не прекалявайте с чуждиците и техническия стил на писане

Прекомерното използване на чуждици и побългаряване на технически термини е честа практика в ИТ сектора, което обаче не звучи никак добре в официална кореспонденция, при която голяма част от думите са от този тип. В много случаи не съществува български еквивалент на съответния термин, но ако има алтернатива, изберете нея.

Друга честа грешка е да се пише твърде технически и неразбираемо, което вероятно няма да е чак такъв проблем, ако всички реципиенти са хора с технически познания, сходни на вашите. Ако обаче сред получателите има и други колеги, които са с различни длъжности и компетенции, съобразете изказа си с тях, така че съобщението да бъде разбираемо и да изпълни целта си.

7. Прочетете внимателно текста на своя e-mail и проверете за правописни грешки

Дори и най-внимателният човек може да пропусне важен детайл или да направи нелепа грешка. Подобен тип пропуски обаче изграждат впечатление у колегите относно вас и компетенциите ви. Ето защо, преди да изпратите e-mail или прикачен документ, внимателно го прочетете два пъти. Ако текстът е важен, няма нищо лошо да помолете колегата си да го погледне - много по-лесно е да се забележат грешките от страна на други хора, които не са автори на написаното. 

Проверката на фактологията също е важна. Не използвайте непроверена информация и предположения, които не можете ясно да обосновете, особено що се отнася до технически твърдения, данни и анализи.

И накрая…

Всички тези правила, свързани с e-mail кореспонденцията, може да изглеждат елементарни и очевидни, но понякога сме склонни да ги пренебрегваме – защото бързаме или защото решаваме, че това не е най-същественото на фона на останалите ни ангажименти. За ИТ сектора това е още по-осезаемо, тъй като важността на това КАКВО искаме да кажем в технически аспект често е изместено от това КАК го казваме. Така че – не си спестявайте време и усилия в тази посока, тъй като подходът ви може да се окаже решаващ за крайния резултат от цялостната ви работа.